E-Rechnungspflicht in Deutschland
Ihre PDF-Rechnung erfüllt die E-Rechnungspflicht nicht.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen deutsche Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz strukturierte E-Rechnungen ausstellen. ZUGFeRDig erzeugt sie nach EN 16931 — als ZUGFeRD 2.3 und Factur-X 1.07, auf Ihrem eigenen PC.
- EN 16931 · ZUGFeRD 2.3 · Factur-X 1.07
- Ihre Daten bleiben auf Ihrem PC
- Einmalzahlung, kein Abo
Die Fristen
Die Uhr läuft bereits.
Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025 für jedes deutsche Unternehmen. Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt — und wer sie zum Stichtag nicht erfüllt, stellt Rechnungen aus, die formal keine sind.
Bereits in Kraft
Empfangspflicht für alle
Jedes deutsche Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — auch Kleinunternehmer. Für diese Stufe gab es keine Übergangsfrist.
Ausstellungspflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz gemacht hat, muss im B2B-Geschäft strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Eine PDF-Datei genügt dann nicht mehr.
Ausstellungspflicht für alle übrigen
Die Ausstellungspflicht gilt für alle übrigen deutschen B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Bestimmte nach § 4 UStG steuerfreie Umsätze
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit — von der Empfangspflicht nicht
Stand der Angaben: Wachstumschancengesetz und § 14 UStG. Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung; bitte klären Sie Ihre konkrete Pflicht mit Ihrem Steuerberater.
Der Ablauf
Zwei Schritte. Keine Schnittstelle, die erst gebaut werden muss.
Kunde wählen, Positionen erfassen, Vorschau ansehen, Rechnung erstellen — fertig. Kunden und Artikel legen Sie selbst an oder importieren sie aus einer CSV-Datei.
ZUGFeRDig prüft
Drei Stufen: wohlgeformtes XML, XSD-Schema, Schematron-Regeln. Was fehlt, steht im Klartext auf dem Bildschirm — nicht als Fehlercode.
PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Eine einzige Datei. Ihr Kunde sieht die Rechnung wie immer, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten direkt aus.
Ein Blick hinein
So sieht das Programm aus.
Kein Einführungsprojekt, keine Schulung. Eine Maske, in der eine Rechnung entsteht.
Die Rechnungsmaske
Kunde wählen, Positionen erfassen, Steuersatz je Zeile. Rechts stehen Fristen, Währung und Rechnungssprache, unten rechnet das Programm mit. Die Leitweg-ID für Behördenrechnungen hat ihr eigenes Feld.
Das Archiv
Jede Rechnung mit Nummer, Datum, Kunde und Betrag — und zu jeder das PDF und das XML, einzeln zu öffnen. Entwürfe stehen daneben und lassen sich löschen. Finalisierte Rechnungen nicht.
Das Ergebnis
Ihr Logo, Ihre Fußzeile mit Handelsregister und Geschäftsführung, Ihre Bankverbindung. Und in derselben Datei steckt das CII-XML, das die Buchhaltung Ihres Kunden ausliest.
Funktionen
Was ZUGFeRDig kann.
Gebaut für deutsche Klein- und Mittelbetriebe, die eine korrekte E-Rechnung brauchen und kein ERP-Projekt.
Normkonforme E-Rechnungen
Elektronische Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN 16931, mit Unterstützung für ZUGFeRD und Factur-X.
ZUGFeRD / Factur-X PDF/A-3
Eine normale, lesbare PDF-Rechnung mit eingebettetem Rechnungs-XML für die elektronische Verarbeitung.
XRechnung-Unterstützung
Rechnungen für Kunden und Organisationen, die das deutsche XRechnung-Format verlangen.
Integrierte Rechnungsprüfung
Rechnungsdaten und erzeugtes XML werden vor dem Abschließen gegen die E-Rechnungsregeln geprüft — fehlende oder ungültige Angaben fallen sofort auf.
Professionelle PDF-Rechnungen
Saubere, versandfertige PDFs mit Firmenangaben, Logo, Positionen, Umsatzsteuer, Summen, Zahlungsinformationen und Hinweisen.
Kundenverwaltung
Kundendaten, Standardwährung, Zahlungsziel und E-Rechnungs-Einstellungen werden gespeichert und für weitere Rechnungen wiederverwendet.
Artikel- und Leistungskatalog
Häufig genutzte Artikel und Leistungen mit Beschreibung, Einheit, Preis und Steuersatz — für schnellere Rechnungserfassung.
Angebote
Professionelle Angebote erstellen und speichern, Entwürfe später weiterbearbeiten und als PDF abschließen.
Angebot in Rechnung umwandeln
Ein angenommenes Angebot direkt in eine Rechnung überführen, ohne Kunde, Artikel oder Preise erneut zu erfassen.
Rechnungsarchiv
Abgeschlossene Rechnungen und Entwürfe an einem Ort — zum Öffnen, Kopieren und Ansehen von PDF oder XML.
Rechnungen kopieren
Eine bestehende Rechnung als Ausgangspunkt für eine neue nutzen und wiederkehrende Eingaben sparen.
EPC-/GiroCode-QR-Code
Ein SEPA-Zahlungs-QR-Code auf der Rechnung: Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck werden in der Banking-App eingescannt.
Skonto
Skonto je Kunde festlegen und Skontobetrag sowie reduzierten Zahlbetrag deutlich auf der Rechnung ausweisen.
Flexible Umsatzsteuer
Regelbesteuerung ebenso wie die Sonderfälle, die im deutschen und europäischen Rechnungsalltag gebraucht werden.
Deutsch und Englisch
Programmoberfläche und Rechnungsinhalte wahlweise auf Deutsch oder Englisch.
Anpassbares Rechnungsbild
Eigenes Branding und Darstellungseinstellungen — die zugrunde liegenden E-Rechnungsdaten bleiben normkonform.
Artikelbeschreibungen optional
Sie entscheiden, ob ausführliche Artikelbeschreibungen auf Rechnungen und Angeboten gedruckt werden.
CSV-Import für Kunden
Kundenstammdaten aus einer CSV-Datei importieren, statt Kunden einzeln anzulegen.
Kostenlos bis 10 Rechnungen pro Monat
Die Kernfunktionen für bis zu 10 abgeschlossene Rechnungen pro Monat nutzen, ganz ohne Lizenz.
Einfache Windows-Anwendung
Lokal arbeiten in einem fokussierten Desktop-Programm — für kleine Betriebe, die normkonform abrechnen wollen, aber kein ERP brauchen.
Ansehen
Die vollständige Demo.
Firmendaten anlegen, erste Rechnung schreiben, Ergebnis prüfen.
Datenhoheit
Ihre Rechnungsdaten verlassen Ihren PC nicht.
Das ist keine Einstellung, die man umlegen kann — ZUGFeRDig hat schlicht keinen Server, an den es etwas senden könnte.
Kein Konto, keine Anmeldung
Installieren, starten, arbeiten. Es gibt nichts zu registrieren.
Eine Datei, die Ihnen gehört
Ihre Datenbank liegt unter %AppData%\Roaming. Sichern heißt kopieren; umziehen heißt mitnehmen.
Kein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig
Wo keine Daten an einen Dritten gehen, muss auch kein AVV geschlossen werden.
Funktioniert ohne Internet
Rechnung schreiben, prüfen, erzeugen und archivieren geht vollständig offline.
Preis
Einmal zahlen. Nicht jeden Monat.
Rechnungsschreiben ist keine Dienstleistung, die monatlich neu erbracht wird. Der Preis spiegelt das.
Dauerhaft kostenlos
Kostenlose Version
Für alle. Kein Konto, keine Testphase, kein Ablaufdatum.
Kostenlosdauerhaft, ohne Zeitlimit
- Bis zu 10 abgeschlossene Rechnungen pro Monat
- Alle Funktionen enthalten, nichts zurückgehalten
- Der Zähler beginnt zum Monatsanfang von vorn
- Archiv, Vorschau und Prüfung
Bei der elften Rechnung im Monat stoppt das Programm und bietet Ihnen eine Lizenz an. Alles bereits Geschriebene bleibt erhalten, und im nächsten Monat haben Sie wieder zehn.
Dauerlizenz
ZUGFeRDig Lizenz
Für alle, die mehr als zehn Rechnungen im Monat schreiben.
299 €einmalig, zzgl. USt.
- Unbegrenzt viele Rechnungen
- Alles aus der kostenlosen Version, also sämtliche Funktionen
- Dauerlizenz statt Abonnement
- Updates auf neue ZUGFeRD-Versionen
Preis zzgl. Umsatzsteuer. Die Höhe richtet sich nach Ihrem Land und Ihrem Status und wird beim Bezahlvorgang ermittelt: Verbraucherinnen und Verbrauchern in der EU wird der Satz ihres Wohnsitzlandes berechnet, Unternehmen mit gültiger USt-IdNr. keine Umsatzsteuer (Reverse Charge).
Sie können ZUGFeRDig vor dem Kauf vollständig testen.
Dahinter
Wer das gebaut hat.
Kim Steffensen
Entwickler von ZUGFeRDig · Dr Dynamics
Kim Steffensen arbeitet seit vielen Jahren mit Microsoft-Dynamics-ERP-Systemen, davon fünfzehn Jahre bei Microsoft im Support für Dynamics AX und Dynamics 365 Finance & Operations. Sein Schwerpunkt liegt seit Jahren auf der elektronischen Rechnungsstellung: ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung und die europäische Norm EN 16931.
Aus dieser Arbeit ist ZUGFeRDig entstanden. In einem großen ERP-Projekt ist die E-Rechnung ein Modul unter vielen. Ein kleinerer Betrieb braucht einfach eine korrekte Rechnung, steht aber vor demselben Regelwerk ohne das Budget eines Konzerns. ZUGFeRDig ist das Programm für diesen Fall: Es erzeugt eine normkonforme E-Rechnung und sonst nichts — dafür mit den Funktionen, die man wirklich braucht, etwa Skonto, QR-Code-Zahlung und Angebote, die sonst meist nur in Paketen für größere Unternehmen zu finden sind.
Sie haben eine Frage zu ZUGFeRDig? Schreiben Sie ihm — Anfragen zur Software beantwortet Kim selbst.
Profil ansehenHäufige Fragen
Was Sie vermutlich gerade fragen.
Reicht ein PDF nicht als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinell ausgewertet werden kann. Ein gescanntes oder gedrucktes PDF ist ein Bild einer Rechnung, kein strukturierter Datensatz. ZUGFeRD löst das, indem beides in einer Datei steckt: das sichtbare PDF und das auswertbare XML.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X?
Alle drei erfüllen die europäische Norm EN 16931. XRechnung ist reines XML und im deutschen Behördenverkehr üblich. ZUGFeRD ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML — für Menschen und Maschinen zugleich lesbar. Factur-X ist dasselbe Format unter französischem Namen. ZUGFeRDig schreibt ZUGFeRD 2.3, was gleichzeitig Factur-X 1.07 ist.
Bin ich als Kleinunternehmer betroffen?
Teilweise. Von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft befreit. Von der Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, sind sie es nicht — diese gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle. ZUGFeRDig ist bis zu zehn Rechnungen im Monat kostenlos, was in dieser Lage meist ausreicht.
Wo liegen meine Daten?
Auf Ihrem Rechner, in einer SQLite-Datenbank in Ihrem Benutzerprofil unter %AppData%\Roaming. Es gibt keinen Cloud-Speicher und kein Benutzerkonto. Wenn Sie die Datei sichern, haben Sie Ihre vollständige Rechnungshistorie gesichert.
Brauche ich eine Internetverbindung?
Zum Arbeiten nicht. Rechnungen schreiben, prüfen, als ZUGFeRD-PDF erzeugen und archivieren funktioniert vollständig offline.
Kann ich meine Kunden und Artikel übernehmen?
Ja, per CSV-Import für Kunden und für Artikel. Gelesen wird das übliche CSV-Format nach RFC 4180, also auch Felder mit Kommas und Anführungszeichen darin.
Läuft ZUGFeRDig auf Mac oder Linux?
Nein. ZUGFeRDig ist eine Windows-Anwendung für Windows 10 und 11 (64 Bit).
Kann ich meinem Steuerberater die Rechnungen übergeben?
Ja. Zu jeder finalisierten Rechnung liegen das PDF/A-3 und das reine CII-XML im Archiv und lassen sich einzeln herausspeichern.
Was passiert, wenn sich das Format ändert?
ZUGFeRD wird weiterentwickelt; ZUGFeRDig erzeugt derzeit Version 2.3 im Profil EN 16931, die von den neueren Fassungen abwärtskompatibel akzeptiert wird. Lizenznehmer erhalten die Aktualisierungen auf neue Formatversionen.
Warten Sie nicht bis Dezember.
Die Umstellung dauert einen Nachmittag. Die Frist verschiebt sich nicht.
Kontakt
Fragen?
Schreiben Sie direkt — Anfragen beantwortet die Person, die die Software gebaut hat.
kim@drdynamics.co.uk