Drei häufige ZUGFeRD-Fehler – und wie Sie sie vermeiden

Bei ZUGFeRD-Rechnungen entstehen Probleme häufig nicht an der sichtbaren PDF-Datei, sondern in den strukturierten Daten dahinter.

Das aktuelle ZUGFeRD-Infopaket ist Version 2.5.2 und seit dem 1. September 2026 gültig. Unabhängig von der verwendeten, kompatiblen Version bleiben drei Fehlerquellen besonders wichtig.

Fehler 1: Das falsche Profil

Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen für die Anforderungen an eine E-Rechnung nach EN 16931 nicht aus. Für typische inländische B2B-Rechnungen ist das Profil EN 16931 in der Regel die passende Wahl. Das benötigte Profil sollte dennoch zum konkreten Geschäftsvorgang und zu den Vorgaben des Empfängers passen.

Fehler 2: Pflichtangaben fehlen

Artikel- oder Leistungsbeschreibung, Währung, Steuerkategorie und weitere Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sein. Ein lesbares PDF kann fehlende XML-Daten nicht ersetzen.

Fehler 3: Nur auf die Technik schauen

Eine passende Software ist nur ein Teil der Umstellung. Ebenso wichtig sind gepflegte Kunden- und Artikeldaten, klare Zuständigkeiten und ein verlässlicher Ablauf für Prüfung, Versand und Archivierung.

Vor der Ausgabe validieren

ZUGFeRDig prüft Rechnungsdaten und das erzeugte XML vor dem Abschluss. Fehlende oder ungültige Angaben werden dadurch sichtbar, bevor die Rechnung den Empfänger erreicht.

FeRD: ZUGFeRD 2.5.2 – aktuelles Infopaket →

Bundesfinanzministerium: Pflichtangaben im strukturierten Rechnungsteil →