E-Rechnungspflicht 2027: Was gilt für kleine Unternehmen?

Die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht kommt am 1. Januar 2027 – aber nicht für alle Unternehmen zum gleichen Zeitpunkt.

Was ändert sich durch die E-Rechnungspflicht konkret für kleine Unternehmen?

Das Wichtigste im Überblick:

E-Rechnungen empfangen

Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.

E-Rechnungen versenden

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 nutzen. Für sie wird die Ausstellung von E-Rechnungen bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich ab 2028 verpflichtend.

Ausnahme: Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. E-Rechnungen empfangen können müssen sie dennoch.

Eine PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung

Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten – beispielsweise im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Dadurch können Rechnungsdaten automatisch in Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden.

Auch wenn kleine Unternehmen noch etwas Zeit haben, lohnt es sich, frühzeitig zu klären:

• Kann meine Software E-Rechnungen erstellen?
• Kann ich empfangene E-Rechnungen lesen und prüfen?
• Wie werden die Originaldateien archiviert?

ZUGFeRDig wurde speziell für kleinere Unternehmen entwickelt, die ZUGFeRD- und XRechnungen unkompliziert erstellen möchten – als Windows-Anwendung, bei der Rechnungserstellung vollständig offline, ohne komplexes Buchhaltungssystem und ohne laufende Abonnementkosten.