PDF per KI in eine E-Rechnung umwandeln: Wo die Risiken liegen

„PDF hochladen, automatisch auslesen lassen, fertige E-Rechnung erhalten“ klingt bequem. Entscheidend ist jedoch nicht, wie die Rechnung aussieht, sondern ob ihre strukturierten Daten vollständig und fachlich richtig sind.

Eine PDF ist keine strukturierte Datenquelle

Eine gewöhnliche PDF enthält in erster Linie eine visuelle Darstellung. Eine KI oder Texterkennung kann Beträge, Anschriften und Positionen daraus übernehmen. Sie kann aber nicht zuverlässig ergänzen, was in der Ausgangsrechnung fehlt, oder jede steuerliche Einordnung aus dem Dokument ableiten.

Fehlende Pflichtfelder, uneinheitliche Schreibweisen oder falsch erkannte Werte können deshalb in die erzeugte XML-Datei übernommen werden. Das Ergebnis kann wie eine E-Rechnung aussehen, ohne die fachlichen Anforderungen vollständig zu erfüllen.

Der strukturierte Teil ist maßgebend

Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein einfaches PDF in Deutschland nicht mehr als E-Rechnung. Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD sind die XML-Daten der führende Rechnungsteil, wenn sie vom sichtbaren PDF abweichen.

Der verlässlichere Weg

Rechnungsdaten sollten strukturiert erfasst und vor der Ausgabe geprüft werden. ZUGFeRDig erzeugt aus diesen Daten eine ZUGFeRD-PDF/A-3 mit eingebettetem XML oder eine XRechnung und validiert die Rechnung vor dem Abschluss.

• Pflichtangaben werden direkt als strukturierte Daten erfasst.
• Fehlende oder ungültige Angaben können vor dem Abschluss erkannt werden.
• PDF-Darstellung und XML entstehen aus derselben Datenbasis.
• Die Verarbeitung erfolgt lokal auf dem Windows-PC.

Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung →