ZUGFeRD oder XRechnung – welches E-Rechnungsformat sollten Sie verwenden?

Beide Formate können die deutschen Anforderungen an E-Rechnungen erfüllen – sie funktionieren jedoch unterschiedlich und eignen sich für verschiedene Situationen.

XRechnung

Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei ohne zusätzliche visuelle PDF-Darstellung.

Sie ist in erster Linie für die automatisierte Verarbeitung konzipiert und wird häufig für Rechnungen an deutsche öffentliche Auftraggeber verwendet. Da sie nicht für das direkte Lesen vorgesehen ist, wird normalerweise ein Viewer benötigt, um sie in einer für Menschen lesbaren Form darzustellen.

ZUGFeRD

Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert zwei Elemente in einer einzigen Datei:

• Eine vertraute, für Menschen lesbare PDF-Datei
• Strukturierte XML-Daten, die in die PDF-Datei eingebettet sind

Der Empfänger kann die Rechnung daher wie eine gewöhnliche PDF-Datei lesen, während die Buchhaltungssoftware die eingebetteten Daten automatisch verarbeiten kann.

Welches Format sollten Sie also verwenden?

Wenn eine Behörde ausdrücklich eine XRechnung verlangt, verwenden Sie XRechnung.

Wenn Sie einem anderen Unternehmen eine Rechnung stellen und beide Formate akzeptiert werden, ist ZUGFeRD häufig die bequemere Lösung, da es eine für Menschen lesbare Darstellung mit maschinenlesbaren Daten kombiniert.

Mit ZUGFeRDig müssen Sie sich nicht dauerhaft auf ein Format festlegen. Sie können aus denselben Rechnungsdaten entweder eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine XRechnung erstellen – je nachdem, welches Format Ihr Kunde benötigt.